Trouver une salle

Vous allez devoir trouver une salle pour organiser votre tournoi. Parfois vous avez déjà un endroit à disposition, parce que vous êtes une boutique et que vous organisez votre tournoi sur place par exemple. Souvent vous allez devoir chercher une salle, qui correspond au mieux à la dimension et au standing de votre événement.

Choisir une salle

Avant de savoir comment choisir une salle, parlons déjà de comment trouver une salle.
Si vous êtes une boutique, ou une association avec une boutique partenaire, vous pouvez organiser un tournoi dans la boutique.
En tant qu'association, vous pouvez demander à la mairie de votre commune. Vous avez probablement accès à des salles communales, souvent à tarif réduit.
En plus des salles communales, vous pouvez louer des salles des fêtes, les mêmes que pour un mariage. Encore une fois, en tant qu'association vous avez souvent accès à des tarifs préférentiels, ou des facilités pour louer la salle.
Si vous n'avez pas accès à des salles communales, ou si aucune ne convient à vos besoins, vous pouvez contacter des halls d'exposition, ou des hôtels, pour louer des salles.
Finalement, des salles qui ne sont traditionnellement pas disponibles à la location peuvent vous être rendues accessibles grâce à vos relations. Par exemple, l'association Damocles a déjà organisé des tournois dans un lycée, parce que l'association était proche du proviseur. Voyez avec votre équipe si vous avez des personnes dans votre entourage qui ont accès à ce type de salles :)

Nous allons maintenant évoquer plusieurs facteurs, à considérer pour choisir votre salle.

Prix

De manière très pragmatique, est-ce que le prix de location de la salle rentre dans votre budget ? C'est un coût fixe, que vous aurez à amortir lors de votre tournoi.
Comme indiqué plus haut, les salles communales ont souvent plusieurs grilles tarifaires, avec des prix moindres pour les associations locales, ou les habitants de la commune. N'hésitez pas à faire valoir ce statut.
En tant qu'association, vous pouvez également bénéficier de subventions de la part de la mairie, pensez à faire ce type de démarches.

Superficie

La salle doit pouvoir accueillir le nombre de personnes attendues. Souvent les salles affichent une capacité maximale, qui peut vous aider à trouver la bonne superficie. En général nous conseillons un petit plus de deux mètres carrés par joueur.
Nous en reparlerons plus bas, mais n'oubliez pas que vous aurez aussi besoin d'espace pour l'organisation, ne remplissez pas la salle à ras bord de joueurs :)

Tables & chaises

Les joueurs vont devoir s'asseoir, et jouer sur des tables. Pensez à prévoir tables et chaises en nombres suffisants. Essayez de trouver des chaises relativement confortables, les joueurs vont passer leur journée assis.
En ce qui concerne les dimensions des tables, nous conseillons un espace de 75 cm par 75 cm pour deux joueurs. C'est-a-dire qu'une table de 180 cm par 70 cm peut largement accueillir quatre joueurs.
Une manière pratique de se rendre compte de l'espace nécessaire pour les joueurs est d'utiliser des tapis de jeux. Idéalement, les joueurs disposent d'assez d'espace pour mettre leur tapis de jeu sur la table.

Accès PMR

Votre salle est-t-elle accessible pour les personnes à mobilité réduite ? Pouvez vous effectuer des ajustements pour qu'elle le devienne ?
Vous pouvez demander à l'organisme qui met à disposition la salle si elle est adaptée aux besoins d'une PMR. Et sinon demandez ce qu'il est possible de faire (rampe pour les escaliers, ascenseur de service, etc.) pour aider ces personnes.

Sanitaires

Les personnes auront besoin d'un accès à des sanitaires. En général, il est conseillé de viser un sanitaire par tranche de 25 participants. Vérifiez bien que des lavabos sont présents, avec du savon en quantité suffisante, ou prévoyez des distributeurs de gel hydro-alcoolique. De la même manière, assurez-vous d'avoir du papier hygiénique pour la durée de votre événement.

Buvette

Souvent les tournois ont lieu sur la journée, et les joueurs vont vouloir manger le midi, et peut être le soir. A minima il est pertinent de leur proposer des casse-croûtes et des boissons pendant la journée.

Espace buvette

Votre salle dispose peut-être d'un espace dédié, ou un bar, depuis lequel vous pourrez vendre des snacks, des boissons et des cafés. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez préparer un espace dans la salle. Si possible, un frigo pour les boissons sera apprécié par les joueurs.

Pour le repas, vous pouvez proposer des sandwichs, des hot dogs, des croque-monsieurs, etc. Si la salle comporte des cuisines, vous pouvez aussi faire fonctionner votre imagination, et vendre des frites, des crêpes, des repas plus élaborés, etc.

En plus des habituels sodas et sucreries, vous pouvez proposer à vos joueurs des produits locaux, ou de saison, ou encore des gâteaux préparés par vos soins. Par exemple, le pain d'épices est simple à faire soi-même, et sera très adapté autour des fêtes de fin d'année.

Espace repas

En plus d'un espace pour la préparation et la vente de nourriture, nous vous conseillons de prévoir un endroit pour que les joueurs puissent manger. Cela permet a minima de s'assurer que les tables de jeu ne soient pas occupées par des joueurs qui veulent manger. Idéalement cela permet également que les tables de jeu soient moins salies, ou remplies de détritus.

Food truck, traiteur

Si vous ne voulez pas vous occuper du repas, vous pouvez solliciter un food-truck, ou un traiteur local. Cela permet de vous décharger de cette tâche, qui est chronophage et demande de la logistique et de la préparation. Notez que c'est aussi une activité traditionnellement très rentable, surtout quand on dépasse la centaine de participants.

Pour les food trucks, vous pouvez essayer de négocier des tarifs, au moins pour le staff de votre événement. Vous pouvez également leur demander de ne pas vendre de desserts ou de boissons, parce que vous en vendez vous mêmes.
Vous aurez probablement à contacter la mairie, pour demander une autorisation de vente, ou un accès à une zone spécifique pour que le camion s'installe. En général cela s'accompagne d'un montant à verser au trésor public. Vous pouvez demander au food truck qu'il vous paye cette somme, ou qu'il vous fournisse des repas gratuits correspondant au montant.
Le food truck aura besoin d’un accès à l'électricité, avec un ampérage minimum qui vous sera communiqué. Prévoyez pour le camion un espace accessible pour les joueurs, et à portée d’une prise de courant.

D'expérience, les foodtrucks peuvent être réticents à venir à un tournoi de cartes. Ils imaginent que vous organisez un tournoi de belote qui va faire venir une trentaine de retraités. Nous vous conseillons de bien leur expliquer que votre tournoi attire un public plus jeune, qui est souvent plus friand de food truck que les joueurs de belote. Insistez également sur votre nombre d'inscrits, cela leur permettra de dimensionner leurs stocks en conséquence, et leur fera comprendre que leur venue sera rentable pour eux.

Agencer sa salle

Pour l'agencement de votre salle en général, et pour les tables des joueurs en particulier, nous vous invitons à voir avec votre HJ. C'est la personne la plus à même de vous aider sur ce front.
Nous allons néanmoins passer en revue plusieurs espaces à prévoir, de manière générale.

Espace inscription

Les joueurs vont vouloir s'inscrire avant le début du tournoi. Même si la plupart des joueurs sont pré-inscrits, certains peuvent s'inscrire le jour même. Il faudra aussi prendre les paiements, si vous ne les avez pas pris exclusivement en ligne.
Les joueurs voudront également vérifier qu'ils sont bien inscrits, et auront de nombreuses questions sur l'événement. Prévoyez un espace pour les recevoir, au moins jusqu'au début du tournoi.

Espace arbitrage

Encore une fois, voyez avec votre HJ ce dont l'équipe arbitrale aura besoin précisément pour votre tournoi. En général, le staff arbitral aura besoin d'une zone dédiée, pour le scorekeeper, pour imprimer les pairings, pour faire les deck checks, etc.
Prévoyez un espace pour ces personnes, et des tables et des chaises. Un accès à l'électricité sera nécessaire.

Les arbitres auront peut-être aussi besoin d’un espace pour afficher les pairings. Les pairings peuvent être affichés au mur, ou sur une baie vitrée. Peut-être qu'il sera nécessaire de disposer des panneaux a des endroits stratégiques. Voyez avec votre HJ :)

Espace extra

Si vous avez des extras, pensez à leur prévoir de la place, en vrac :

• Un vendeur de cartes à l'unité
• Une feature table et un espace pour les casteurs, pour un stream
• Un espace pour les artistes et altérateurs
• Un lieu pour les events à la demande, pour s'inscrire et pour jouer

À chaque fois, prévoyez de l'espace, mais aussi des tables et des chaises en nombres suffisants. Réfléchissez également au placement de ces extras : un vendeur ou un artiste préférera ne pas être relégué à un coin de la salle, moins visible et avec peu de passage.

Exemples

Voici quelques exemples de tournois passés, qui peuvent vous donner une idée pour dimensionner votre événement.

Trophée de Diane 2023

Tournoi rassemblant environ 100 joueurs, un shop, une feature table avec captation et un bar servant boissons et sucreries. Le tout dans une salle de 250m², tout le monde était confortablement installé.

Les 3 Tours #1

Tournoi de 64 joueurs, avec un shop, une feature table et une zone pour le cast en direct, et un bar servant repas, boissons et sucreries. Ce tournoi a été organisé dans une salle de 140m².

Relic Fest #2

Le Relic Fest #2 a été le tournoi rassemblant le plus de joueurs de Duel Commander dans le monde (pour l'instant !). L'événement a fait carton plein, en accueillant 600 joueurs (Modern + DC). Relic avait un stand, il y avait également de la restauration, plusieurs feature tables, une zone pour le cast en direct, ainsi que plusieurs artistes dans la salle.
L'événement a eu lieu dans l'espace Agora